Responsable back-office FVL BE

VOTRE RÔLE

Responsable Back Office H/F – Ghisleinghein

En tant que Responsable Back Office, vous garantissez la chaîne commande-facturation-recouvrement de son portefeuille clients et de la bonne gestion du SAV. Vous êtes chargé(e) du contrôle de l’amélioration de l’ensemble des opérations administratives et comptables des contrats. Votre objectif vise à présenter de façon structurée et organisée un suivi de la facturation des clients dans les délais et sans erreurs, de suivre les provisions et les crédites notes. Pour ce qui est de la du SAV un suivi clair et précis des dossiers litiges tant sur leur résolution que sur les impacts financiers associés.

Vous assurez également la coordination avec le SSC, les opérationnels et les clients, contribuant à rendre les processus de commande plus efficaces et durables.

Le scope comprend aussi le support au service facturation et SAV des Pays Bas dont l’entité est intégrée avec la Belgique.

QU'ALLEZ-VOUS FAIRE ?

Vous serez amené(e) à :

• Assurer l’établissement des factures au process interne : saisie, codification, édition, rattachement des documents annexes (devis, avoir, bon d’expédition non facturé, avis de paiement, document technique ou douanier…).
• Vérifier la stricte conformité des données aux dispositions légales, et contrats clients
• Effectuer les démarches auprès du service commercial ou des opérationnels pour collecter les informations nécessaires à la facturation.
• Analyser, dans la base de données clients ou le CRM, les composantes du compte client: historique des différents contacts, bon de commande, contrat, CGV (conditions générales de vente).
• Collecter l’ensemble des données générales et les informations spécifiques impactant le contenu de la facture.
• Traiter et enregistrer les éventuelles réclamations ou litiges liés à la facturation en s’appuyant sur les services concernés, analyser leur contexte, rechercher les causes imputables.
• Suivre les différents en-cours, établir un échéancier de facturation.
• Calculer les provisions de clôture mensuelle (FAE [facture à établir]).
• Suivre et mettre à jour la base de données clients (adresses, historique des contacts, …), classer et archiver tous les documents contractuels et administratifs rattachés.
• Participer aux améliorations du process pour réduire le délai de paiement et sécuriser le mode opératoire (PAF [piste d’audit fiable]).
• SAV Réaliser le suivi de la relation clientèle
• Etablir, renseigner et suivre des dossiers litiges, déterminer les responsabilités et déclencher le cas échéant la facturation du préjudice au prestataire défaillant
• Prendre directement en charge les dossiers clés et/ou complexes
• Définir/mettre en place et suivre les procédures avaries
• Concevoir et mettre en place les indicateurs qualité, puis élaborer et suivre le reporting mensuel
• Gérer le sous traitant lié au SAV
• Interconnexion avec NL et Portugal
• Être force de proposition afin d’améliorer et optimiser les process actuels 

QUE RECHERCHONS-NOUS ?

Pour réussir dans ce poste, nous recherchons des candidats dotés des qualités suivantes :

• Bac+5 (école de commerce ou d’ingénieur, université) avec une spécialisation en Finance ou Gestion.
• Minimum de 3 ans dans le Contrôle de Gestion plutôt Opérationnel ou poste similaire
• Connaissances opérationnelles
• Vous êtes une personne proactive, doté/e d'un fort esprit d'analyse et vous êtes reconnu/e pour vos qualités relationnelles.
• De plus, vous êtes une personne curieuse, autonome et créativeLa maitrise Anglais courant est un impératif. 

En tant qu'organisation mondiale, et en appartenant au groupe CMA CGM, la diversité est essentielle à la réussite de notre entreprise ; ce n'est que lorsque nous pouvons refléter les cultures, les langues, les comportements et les connaissances locales de nos clients que nous pouvons réussir. En employant des personnes ayant des expériences et des capacités différentes, nous élargissons nos connaissances et augmentons notre créativité et notre innovation.

Veuillez noter : les processus de recrutement officiels de CEVA Logistics comprennent la communication avec les candidats par l'intermédiaire de réseaux professionnels reconnus, tels que LinkedIn ou via une adresse électronique officielle de l'entreprise : firstname.lastname@cevalogistics.com. Nous vous recommandons de ne pas répondre à des propositions et/ou offres commerciales non sollicitées émanant de personnes que vous ne connaissez pas.