Administrateur à la paie et avantages sociaux/Payroll and benefits administrator (18 mois-months)

CEVA Logistics est l'une des principales entreprises de logistique au monde, avec plus de 1 500 installations dans plus de 170 pays, offrant une gamme complète de services de logistique contractuelle, de fret international, de transport et de gestion de la distribution. Elle propose un soutien à la chaîne d'approvisionnement, ainsi que des services de consultation logistique, des solutions adaptées aux secteurs spécifiques, une gestion du fret à l'échelle mondiale et la mise en place de systèmes.

 Chez CEVA, nous plaçons les personnes au premier plan et nous nous efforçons d'améliorer nos méthodes dans tout ce que nous faisons.  Notre culture repose sur l'Audace, l'Imagination, l'Exemplarité et l'Excellence. Ces valeurs fondamentales façonnent notre environnement de travail, qui réunit 110 000 collaborateurs diversifiés et solidaires. Ensemble, nous nous encourageons mutuellement, nous nous responsabilisons et nous nous efforçons de créer un espace de travail inclusif et sécurisé.

CEVA Logistics is one of the leading logistics companies globally, with over 1,500 facilities in more than 170 countries offering a complete range of contract logistics, freight forwarding, transportation and distribution management services. It offers supply chain support, along with logistics consultation, industry specific customization, global level freight management and system implementation. 
 
At CEVA, we put people first and we strive for better ways in everything we do; our culture is embodied by Boldness, Imagination, Exemplary and Excellence. With these values at the core of our business, our workplace employs 110,000 diverse, cohesive team members who hold each other accountable and encourage each other to create a safe, and inclusive work environment.

 Administrateur à la paie et avantages sociaux - 18 mois/Payroll and benefits administrator - 18 months 

VOTRE RÔLE :
L’Administrateur(trice) Paie et Avantages sociaux assure la gestion efficace et conforme de la paie et desavantages sociaux pour le Canada, en traitant les demandes, en validant les changements et en préparant ladocumentation requise. Ce rôle implique une collaboration étroite avec les équipes internes et externes pourgarantir une expérience optimale aux employés.

Ce que vous ferez :
Paie
- Gérer la boîte courriel partagée de la Paie; trier et répondre aux demandes des employés et des gestionnaires.
- Valider toutes les demandes de changement dans UKG (nouvelles embauches, cessations d’emploi,changements de salaire/poste, déductions, saisies sur salaire, mises à jour fiscales, changements aux avantagessociaux).
- Réviser les feuilles de temps afin d’en assurer l’exactitude : approbations, horaires, exceptions, demandes horsheures normales (y compris la vérification des formulaires signés).
- Effectuer les audits pré‑ et post‑paie; rapprocher les données d’entrée et de sortie de la paie et résoudre lesécarts.
- Veiller à la bonne classification des employés pour garantir une fiscalité, des droits et des calculs adéquats.
- Préparer et distribuer les rapports standards de paie (gains, déductions, congés, impôts, etc.).
- Produire et transmettre les relevés d’emploi (RE).
- Maintenir la documentation de soutien, les listes de contrôle de paie et les POS (procédures opérationnellesstandard); s’assurer que les approbations requises et les contrôles internes sont respectés.
- Appuyer les activités trimestrielles, de fin d’année et les rapprochements liés à la paie, y compris les rapports degrand livre (GL).
- Participer aux tests de systèmes lors des changements de configuration, mises à niveau et intégrations.
- Contribuer à l’amélioration des processus, à la mise à jour des POS et à l’harmonisation des pratiques au seindes opérations de paie.

Avantages sociaux
- Gérer la boîte courriel partagée des Avantages sociaux; trier, répondre et traiter les demandes des employés.- Vérifier, à chaque cycle, les règles d’admissibilité, les périodes d’attente et l’exactitude des déductions.
- Préparer et transmettre les fichiers d’admissibilité aux assureurs et autres fournisseurs de régimes.
- Rapprocher les factures mensuelles des assureurs avec les déductions effectuées sur la paie.
- Soutenir l’inscription annuelle : tests, échéanciers, communications, séances de questions‑réponses et auditspost‑inscription.
- Coordonner les congés d’absence : prélèvements préautorisés, arriérés de primes et réintégrations decouverture.- Maintenir à jour la documentation des avantages sociaux, les sommaires de régimes, les POS et les dossiers deconformité.
- Traiter et suivre les mises à jour relatives aux régimes de retraite, changements d’admissibilité, pénalités etretraits.
- Collaborer avec les RH et les fournisseurs sur les mises à jour et renouvellements de régimes, ainsi que sur larésolution de problèmes; escalader les dossiers complexes au besoin.

Ce que nous recherchons:
- Minimum de 3 ans d’expérience pratique en paie; expérience directe en administration des avantages sociauxrequise.- Certification PCP (Professional Payroll Compliance / conformité en paie) un atout.
- Bilinguisme anglais/français, parlé et écrit.
- Solides compétences Excel : tableaux croisés dynamiques, RECHERCHEV (VLOOKUP), filtres, fonctionstexte/date, mise en forme conditionnelle, validation de données.
- Capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision tout en excellant dans unenvironnement axé sur le travail d’équipe.
- Bonne compréhension des meilleures pratiques en paie, de l’admissibilité aux avantages sociaux, des contrôlesinternes et des exigences de confidentialité.
- Sens aigu du détail, excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à respecter des échéanciers serrés.
- Excellentes habiletés de communication; capacité à expliquer clairement les notions de paie et d’avantagessociaux.
- Autorisation légale de travailler au Canada.
Atouts
- Expérience en paie multi‑provinces au Canada (incluant le Québec) et en administration des avantages sociaux;familiarité avec les régimes de retraite (p. ex. REER/RRPD) et les avantages imposables.
- Connaissance des solutions de paie UKG (WFM et Pro).
Compétences clés: 
- Souci de l’exactitude et de la qualité
- Capacité de résolution de problèmes et suivi rigoureux
- Orientation processus et documentation
- Esprit d’équipe et sens du service aux clients internes
- Gestion du temps et des priorités dans des délais serrés

YOUR ROLE:

The Payroll & Benefits Administrator oversees accurate and compliant payroll and benefits operations for Canada,handling employee requests, processing changes, performing audits, and preparing reports while working closelywith HR, Finance, and external vendors. This role also supports ongoing process improvements and ensures aseamless experience for employees.

What You'll Do:
Payroll
- Manage the Payroll shared inbox; triage, respond to employee and manager requests.
- Validate all payroll change requests in UKG (new hires, terminations, salary/job changes, deductions,garnishments, tax updates, benefits changes).
- Review timecards to ensure accuracy: approvals, schedules, exceptions, after-hours requests (includingverifying signed forms).
- Perform pre- and post-payroll audits; reconcile payroll inputs to outputs and resolve discrepancies.
- Ensure proper employee classification for correct taxation, entitlements, and calculations.
- Prepare and distribute standard payroll reports (earnings, deductions, time-off, taxes, etc.).
- Submit ROEs.
- Maintain supporting documentation, payroll checklists, SOPs; ensure required approvals and controls arefollowed.
- Support quarterly, year-end, and payroll-related reconciliations, including GL reports.
- Assist with system testing for configuration changes, upgrades, and integrations.
- Contribute to process improvements, SOP updates, and consistency across payroll operations.

Benefits
- Manage the Benefits shared inbox; triage, respond to, and process employee requests.- Verify eligibility rules, waiting periods, and deduction accuracy each cycle.
- Prepare and submit eligibility files to benefit vendors
- Reconcile monthly carrier invoices against payroll deductions
- Support annual enrollment: testing, timelines, communications, Q&A, and post-enrollment audits
- Coordinate leaves of absence pre-authorized debits, premium arrears, and reinstatements
- Maintain benefits documentation, plan summaries, SOPs, and compliance records.Process and track retirement plan updates, eligibility changes, penalties, and withdrawals.
- Collaborate with HR and vendors on plan updates, renewals, and issue resolution; escalate complex caseswhen required.

What We’re Looking For:

-Minimum 3 years of hands-on payroll experience; direct exposure to benefits administration required.
- PCP certification (nice to have)
- Bilingual: fluent in English and French, both spoken and written.- Strong Excel skills: pivot tables, VLOOKUP, filtering, text/date functions, conditional formatting, datavalidation.
- Ability to work independently with minimal supervision and excel in team-oriented settings
- Solid understanding of payroll best practices, benefits eligibility, internal controls, and confidentiality.
- Exceptional attention to detail, organizational skills, and ability to meet strict deadlines
- Strong communication skills; ability to explain payroll and benefits concepts clearly.
- Legally eligible to work in Canada.
Preferred Assets:
- Experience with Canadian multi-province payroll (including Quebec) and benefits; familiarity with retirementplans (e.g., RRSP/DPSP) and taxable benefits.
- Knowledge of payroll software UKG (WFM and Pro)
- Key Competencies
- Accuracy and quality focus
- Problem solving and follow-through
- Process orientation and documentation
- Team collaboration and service mindset
- Time management under tight deadlines

Chez CEVA, nous nous engageons à créer un environnement de travail sûr et sain.

Nous offrons :

Un programme de rémunération compétitif

Des avantages complets en matière de santé et de soins dentaires

Des opportunités de développement professionnel

Une formation continue

CEVA est un employeur offrant l'égalité des chances, s'engageant à ne discriminer aucun employé ou candidat à l'emploi. Nous valorisons une main-d'œuvre diversifiée et inclusive. Des accommodements sont disponibles sur demande pour les candidats en situation de handicap participant à toutes les étapes du processus de sélection.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt. Toutefois, seuls les candidats retenus seront contactés pour un entretien.

At CEVA we are committed to creating a safe and healthy work environment.
 
We offer: 

• A Competitive Compensation Package
• Comprehensive Health & Dental Benefits
• Professional Development Opportunities
• Continuing Education

 
CEVA is an equal opportunity employer who agrees not to discriminate against any employee or job applicant and is committed to a diverse and inclusive workforce. Accommodations are available upon request for candidates with disabilities taking part in all aspects of the selection process.
 
We thank all candidates for applying, however, only successful candidates will be contacted for an interview.