Résumé : Aider au traitement ou traiter les expéditions entrantes. Il est chargé de donner des instructions de chargement, de documenter et de préparer les documents d'importation, de facturer, etc. Modéliser et agir conformément à nos principes directeurs et à nos valeurs fondamentales.

Responsabilités :
Obtenir la documentation nécessaire lorsque des informations incomplètes sont fournies ; cela peut impliquer des examens plus limités ou des examens préliminaires. Compléter la documentation pour la réception des expéditions, ou examiner la documentation pour traiter correctement les expéditions.

Traiter les documents dans le système approprié en temps opportun afin de garantir le respect des délais fixés.

Envoyer les instructions de réservation et confirmer l'espace avec les bureaux d'origine,

Développer et maintenir un excellent service à la clientèle avec les clients internes, afin de les informer des détails de l'expédition,

Retracer les informations clés de la transaction (Manifeste, MBL, HBL, autorisation d'entrepôt, instructions d'enlèvement et de livraison, et autres documents requis) afin de déterminer si elles sont disponibles. Indexer et créer des fichiers de suivi pour lancer le processus de dédouanement, une fois les documents reçus. Assurer le suivi avec les transporteurs, gérer quotidiennement les pré-alertes et conserver un enregistrement de toutes les communications dans les dossiers.

Informer le superviseur des problèmes et des irrégularités.

Aider à la coordination et à la communication de la libération au transporteur, au client interne ou externe. Améliorer la compréhension et la connaissance des fonctions de base et avancées des systèmes internes.

Envoyer les instructions de réservation et confirmer l'espace avec les bureaux d'origine,

Développer et maintenir un excellent service à la clientèle avec les clients internes, afin de les informer des détails de l'expédition,

Retracer les informations clés de la transaction (manifeste, MBL, HBL, autorisation d'entrepôt, instructions d'enlèvement et de livraison, et autres documents requis) pour déterminer si elles sont disponibles. Indexer et créer des fichiers de suivi pour lancer le processus de dédouanement, une fois les documents reçus. Assurer le suivi avec les transporteurs, gérer quotidiennement les pré-alertes et conserver un enregistrement de toutes les communications dans les dossiers.

Informer le superviseur des problèmes et des irrégularités.

Aider à la coordination et à la communication de la libération au transporteur, au client interne ou externe. Améliorer la compréhension et la connaissance des caractéristiques de base et avancées des systèmes internes.
Chercher activement à mieux comprendre le processus (par l'auto-apprentissage, des cours et des séminaires présentés par des sources approuvées, et recevoir une certification de compétence dans ces applications).

Effectuer les autres tâches qui lui sont confiées.

Exigences :
Capacité à additionner, soustraire, multiplier et diviser.
Connaissance de l'informatique. Maîtrise de base de Microsoft Office, d'Internet, des applications logicielles basées sur le web et des logiciels spécifiques à la fonction. Aptitude à la dactylographie et/ou à la saisie de données.

Capable de communiquer et d'interagir efficacement avec des interlocuteurs multifonctionnels et d'horizons divers. Répondre rapidement et professionnellement aux besoins des clients.

Capacité à lire, à comprendre et à rédiger une correspondance de base.

Présenter efficacement des informations en tête-à-tête ou en petits groupes.

Identifier et résoudre les problèmes en temps opportun. Équilibre entre les responsabilités individuelles et celles de l'équipe.

Respecter les politiques et les procédures et être capable de comprendre les lois, les règles et les règlements dans les domaines d'affectation. Doit pouvoir lire, écrire et parler couramment l'anglais.

- Bilinguisme, français et anglais 

Au minimum :
Diplôme d'études secondaires ou GED. Expérience connexe d'au moins un an.

Une certification professionnelle peut être exigée dans certains domaines.

Summary: Assist with processing, or processes Inbound shipments. Responsible for: giving loading instructions, documentation and preparation of import documents, invoicing, etc. Model and act in accordance with our guiding principles and core values.

Responsibilities:

Secure necessary documentation when incomplete information is provided; may involve more limited or first reviews. Complete documentation for receipt of shipments, or review documentation to correctly process shipments.

Process documents through the appropriate system in a timely manner to ensure compliance with established deadlines.

Send booking instructions, and confirm space with origin offices,

Develop and maintain excellent customer service with the internal customers, to advise of shipment details,

Trace key transaction information (emanifest, MBL,HBL, warehouse release, pick-up & delivery instructions, and other required documents) to determine if available. Index and create tracking files to initiate clearance process, once documents are received. Follow-up with carriers, manage pre-alerts daily, and maintain record of all communications in files.

Inform supervisor of problems and irregularities.

Assist in coordination and communication of release to carrier, internal or external customer. Improve understanding and knowledge of basic and advanced features of internal systems.

Actively pursue a better understanding of the process (through self- study, courses, and seminars presented by approved sources, and receive certification of competency in these applications).

Perform other duties as assigned.

Requirements:

Ability to add, subtract, multiply and divide.

PC literate. Basic proficiency in Microsoft Office, internet, web-based and job specific software applications. Accurate typing skills and/or data entry skills.

Capable of communicating and interacting effectively with multi-functional and diverse backgrounds. Responds promptly and professionally to customer needs.

Ability to read, comprehend and write basic correspondence.