Assistant de Direction et Chargé des Moyens Généraux (H/F) CMA CGM Sénégal

Led by Rodolphe Saadé, the CMA CGM Group, a global leader in shipping and logistics, serves more than 420 ports around the world on five continents. With its subsidiary CEVA Logistics, a world leader in logistics, and its air freight division CMA CGM AIR CARGO, the CMA CGM Group is continually innovating to offer its customers a complete and increasingly efficient range of new shipping, land, air and logistics solutions.

Committed to the energy transition in shipping, and a pioneer in the use of alternative fuels, the CMA CGM Group has set a target to become Net Zero Carbon by 2050.
Through the CMA CGM Foundation, the Group acts in humanitarian crises that require an emergency response by mobilizing the Group’s shipping and logistics expertise to bring humanitarian supplies around the world.

Present in 160 countries through its network of more than 400 offices and 750 warehouses, the Group employs more than 155,000 people worldwide, including 4,000 in Marseilles where its head office is located.

MISSION  

Sous la supervision du Directeur des Ressources Humaines, vous aurez pour mission principale, d’assurer un support quotidien à l’équipe de direction à travers une organisation professionnelle des activités administratives et logistiques ainsi qu’une gestion optimale des ressources matérielles et des moyens généraux de l’entreprise.

RESPONSABILITES  

Gestion de l’agenda et des rendez-vous

• Organiser les réunions, rendez-vous, déplacements et évènements pour la direction
• Gérer l’emploi du temps quotidien du Directeur Général, y compris la prise de rendez-vous.

Gestion administrative

• Gérer les courriers administratifs
• Rédiger les comptes rendus des réunions
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires pour les réunions et les missions du DG.
• Assurer le suivi et l’archivage des documents importants.
• Proposer et mettre en œuvre des solutions pour améliorer l’efficacité des processus organisationnels

Gestion des infrastructures

• Assurer la maintenance et l’entretien des locaux et des équipements.
• Superviser les travaux de rénovation et de réparation en cas de besoin.
• Gérer les contrats avec les prestataires externes pour les services d’entretien

Achat, Logistique et approvisionnement

• Organiser l’approvisionnement et le suivi des équipements bureautiques et du matériel de bureau (papeterie, petites fournitures, mobilier, etc.)
• Négocier et gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires pour garantir la qualité des services et le respect des contrats.
• Organiser les déplacements professionnels des membres de la direction (réservation de transport, hébergement, etc.).
• Assurer le bon fonctionnement des espaces communs (salles de réunion, open space, réfectoire, sanitaires, etc.).
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• Gérer le parc automobile avec suivi rigoureux de l’entretien des véhicules
• Collaborer avec le département Finances à la gestion des stocks et des inventaires.
• Coordonner les déménagements internes et externes.
• Coordonner toute activité d’événementiel
• Assurer la gestion des services généraux à tous les niveaux

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  PROFIL & COMPETENCES 

• Bac + 3 avec spécialisation en administration, assistanat de direction, Ressources Humaines ou tout autre domaine pertinent.  
• Avoir une expérience professionnelle d’au moins trois (03) ans à un poste similaire
• Connaissance des règles et des pratiques liées à la gestion administrative, des ressources matérielles et logistiques
• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office)
• Excellentes capacités rédactionnelles et de communication
•  Sens de l'organisation et de la planification
• Compétences en gestion de contrats et négociation avec les fournisseurs et prestataires.
• Autonomie et proactivité dans la gestion des priorités
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
• Capacité à gérer des informations sensibles avec discrétion.
• Flexibilité et capacité d’adaptation à un environnement de travail en constante évolution
• Avoir de solides qualités personnelles telles que l’organisation, la rigueur, la polyvalence, la ponctualité, la discrétion et la confidentialité, l’aisance relationnelle
• Bon niveauFrançais / Anglais (oral et écrit) 

Come along on CMA CGM’s adventure !