Administrateur Paie et Avantages sociaux (18 mois) - Payroll and Benefits Administrator (18 months)

CEVA Logistics est l'une des principales entreprises de logistique au monde, avec plus de 1 500 installations dans plus de 170 pays, offrant une gamme complète de services de logistique contractuelle, de fret international, de transport et de gestion de la distribution. Elle propose un soutien à la chaîne d'approvisionnement, ainsi que des services de consultation logistique, des solutions adaptées aux secteurs spécifiques, une gestion du fret à l'échelle mondiale et la mise en place de systèmes.

 Chez CEVA, nous plaçons les personnes au premier plan et nous nous efforçons d'améliorer nos méthodes dans tout ce que nous faisons.  Notre culture repose sur l'Audace, l'Imagination, l'Exemplarité et l'Excellence. Ces valeurs fondamentales façonnent notre environnement de travail, qui réunit 110 000 collaborateurs diversifiés et solidaires. Ensemble, nous nous encourageons mutuellement, nous nous responsabilisons et nous nous efforçons de créer un espace de travail inclusif et sécurisé.

CEVA Logistics is one of the leading logistics companies globally, with over 1,500 facilities in more than 170 countries offering a complete range of contract logistics, freight forwarding, transportation and distribution management services. It offers supply chain support, along with logistics consultation, industry specific customization, global level freight management and system implementation. 
 
At CEVA, we put people first and we strive for better ways in everything we do; our culture is embodied by Boldness, Imagination, Exemplary and Excellence. With these values at the core of our business, our workplace employs 110,000 diverse, cohesive team members who hold each other accountable and encourage each other to create a safe, and inclusive work environment.

VOTRE RÔLE 
L’Administrateur(trice) Paie et Avantages sociaux est responsable de l’administration exacte, ponctuelle et conforme de la paie et des avantages sociaux pour le Canada. La personne titulaire du poste gère les boîtes courriel partagées, trie et traite les demandes des employés et des gestionnaires, et s’assure du respect de l’ensemble des politiques et exigences réglementaires applicables. L’Administrateur(trice) valide et traite les changements liés à la paie et aux avantages sociaux, maintient une documentation complète, effectue des audits et des rapprochements, et prépare les rapports requis. En étroite collaboration avec les équipes RH, Finance et les fournisseurs externes, elle communique de manière proactive avec les parties prenantes et contribue à l’amélioration continue des processus afin d’offrir une expérience fluide en matière de paie et d’avantages sociaux à tous les employés.  

CE QUE VOUS FEREZ
Paie  
- Gérer la boîte courriel partagée de la Paie; trier et répondre aux demandes des employés et des gestionnaires.  
- Valider toutes les demandes de changement dans UKG (nouvelles embauches, cessations d’emploi, changements de salaire/poste, déductions, saisies sur salaire, mises à jour fiscales, changements aux avantages sociaux).  
- Réviser les feuilles de temps afin d’en assurer l’exactitude : approbations, horaires, exceptions, demandes hors heures normales (y compris la vérification des formulaires signés).  
- Effectuer les audits pré‑ et post‑paie; rapprocher les données d’entrée et de sortie de la paie et résoudre les écarts.  
- Veiller à la bonne classification des employés pour garantir une fiscalité, des droits et des calculs adéquats.  
- Préparer et distribuer les rapports standards de paie (gains, déductions, congés, impôts, etc.).  
- Produire et transmettre les relevés d’emploi (RE).  
- Maintenir la documentation de soutien, les listes de contrôle de paie et les POS (procédures opérationnelles standard); s’assurer que les approbations requises et les contrôles internes sont respectés.  
- Appuyer les activités trimestrielles, de fin d’année et les rapprochements liés à la paie, y compris les rapports de grand livre (GL).  
- Participer aux tests de systèmes lors des changements de configuration, mises à niveau et intégrations.  
- Contribuer à l’amélioration des processus, à la mise à jour des POS et à l’harmonisation des pratiques au sein des opérations de paie.  
Avantages sociaux  
- Gérer la boîte courriel partagée des Avantages sociaux; trier, répondre et traiter les demandes des employés.  
- Vérifier, à chaque cycle, les règles d’admissibilité, les périodes d’attente et l’exactitude des déductions.  
- Préparer et transmettre les fichiers d’admissibilité aux assureurs et autres fournisseurs de régimes.  
- Rapprocher les factures mensuelles des assureurs avec les déductions effectuées sur la paie.  
- Soutenir l’inscription annuelle : tests, échéanciers, communications, séances de questions‑réponses et audits post‑inscription.  
- Coordonner les congés d’absence : prélèvements préautorisés, arriérés de primes et réintégrations de couverture.  
- Maintenir à jour la documentation des avantages sociaux, les sommaires de régimes, les POS et les dossiers de conformité.  
- Traiter et suivre les mises à jour relatives aux régimes de retraite, changements d’admissibilité, pénalités et retraits.  
- Collaborer avec les RH et les fournisseurs sur les mises à jour et renouvellements de régimes, ainsi que sur la résolution de problèmes; escalader les dossiers complexes au besoin.  

CE QUE NOUS RECHERCHONS 
- Minimum de 3 ans d’expérience pratique en paie; expérience directe en administration des avantages sociaux requise.  
- Certification PCP (Professional Payroll Compliance / conformité en paie) un atout.  
- Bilinguisme anglais/français, parlé et écrit.  
- Solides compétences Excel : tableaux croisés dynamiques, RECHERCHEV (VLOOKUP), filtres, fonctions texte/date, mise en forme conditionnelle, validation de données.  
- Capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision tout en excellant dans un environnement axé sur le travail d’équipe.  
- Bonne compréhension des meilleures pratiques en paie, de l’admissibilité aux avantages sociaux, des contrôles internes et des exigences de confidentialité.  
- Sens aigu du détail, excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à respecter des échéanciers serrés.  
- Excellentes habiletés de communication; capacité à expliquer clairement les notions de paie et d’avantages sociaux.  
- Autorisation légale de travailler au Canada.  
Atouts  
- Expérience en paie multi‑provinces au Canada (incluant le Québec) et en administration des avantages sociaux; familiarité avec les régimes de retraite (p. ex. REER/RRPD) et les avantages imposables.  
- Connaissance des solutions de paie UKG (WFM et Pro).  
Compétences clés  
- Souci de l’exactitude et de la qualité  
- Capacité de résolution de problèmes et suivi rigoureux  
- Orientation processus et documentation  
- Esprit d’équipe et sens du service aux clients internes  
- Gestion du temps et des priorités dans des délais serrés

YOUR ROLE

The Payroll & Benefits Administrator is responsible for accurate, timely, and compliant administration of payroll and benefits operations for Canada. This role manages shared inboxes, triages and processes employee and manager requests, and ensures compliance with all relevant policies and regulations. The Administrator validates and processes payroll and benefits changes, maintains thorough documentation, performs audits and reconciliations, and prepares required reports. Collaborating closely with HR, Finance, and external vendors, the Administrator communicates proactively with stakeholders and contributes to ongoing process improvements to ensure a seamless payroll and benefits experience for all employees.

WHAT YOU WILL DO

Payroll

• Manage the Payroll shared inbox; triage, respond to employee and manager requests.
• Validate all payroll change requests in UKG (new hires, terminations, salary/job changes, deductions, garnishments, tax updates, benefits changes).
• Review timecards to ensure accuracy: approvals, schedules, exceptions, after-hours requests (including verifying signed forms).
• Perform pre- and post-payroll audits; reconcile payroll inputs to outputs and resolve discrepancies.
• Ensure proper employee classification for correct taxation, entitlements, and calculations.
• Prepare and distribute standard payroll reports (earnings, deductions, time-off, taxes, etc.).
• Submit ROEs.
• Maintain supporting documentation, payroll checklists, SOPs; ensure required approvals and controls are followed.
• Support quarterly, year-end, and payroll-related reconciliations, including GL reports.
• Assist with system testing for configuration changes, upgrades, and integrations.
• Contribute to process improvements, SOP updates, and consistency across payroll operations.

Benefits

• Manage the Benefits shared inbox; triage, respond to, and process employee requests.
• Verify eligibility rules, waiting periods, and deduction accuracy each cycle.
• Prepare and submit eligibility files to benefit vendors
• Reconcile monthly carrier invoices against payroll deductions
• Support annual enrollment: testing, timelines, communications, Q&A, and post-enrollment audits
• Coordinate leaves of absence pre-authorized debits, premium arrears, and reinstatements
• Maintain benefits documentation, plan summaries, SOPs, and compliance records.
• Process and track retirement plan updates, eligibility changes, penalties, and withdrawals.
• Collaborate with HR and vendors on plan updates, renewals, and issue resolution; escalate complex cases when required.

WHAT WE'RE LOOKING FOR

• Minimum 3 years of hands-on payroll experience; direct exposure to benefits administration required.
• PCP certification (nice to have)
• Bilingual: fluent in English and French, both spoken and written.
• Strong Excel skills: pivot tables, VLOOKUP, filtering, text/date functions, conditional formatting, data validation.
• Ability to work independently with minimal supervision and excel in team-oriented settings
• Solid understanding of payroll best practices, benefits eligibility, internal controls, and confidentiality.
• Exceptional attention to detail, organizational skills, and ability to meet strict deadlines
• Strong communication skills; ability to explain payroll and benefits concepts clearly.
• Legally eligible to work in Canada.

Preferred Assets

• Experience with Canadian multi-province payroll (including Quebec) and benefits; familiarity with retirement plans (e.g., RRSP/DPSP) and taxable benefits.
• Knowledge of payroll software UKG (WFM and Pro)

Key Competencies

• Accuracy and quality focus
• Problem solving and follow-through
• Process orientation and documentation
• Team collaboration and service mindset
• Time management under tight deadlines

Chez CEVA, nous nous engageons à créer un environnement de travail sûr et sain.

Nous offrons :

• Un programme de rémunération compétitif
• Des avantages complets en matière de santé et de soins dentaires
• Des opportunités de développement professionnel
• Une formation continue

CEVA est un employeur offrant l'égalité des chances, s'engageant à ne discriminer aucun employé ou candidat à l'emploi. Nous valorisons une main-d'œuvre diversifiée et inclusive. Des accommodements sont disponibles sur demande pour les candidats en situation de handicap participant à toutes les étapes du processus de sélection.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt. Toutefois, seuls les candidats retenus seront contactés pour un entretien.

At CEVA we are committed to creating a safe and healthy work environment.
 
We offer: 

• A Competitive Compensation Package
• Comprehensive Health & Dental Benefits
• Professional Development Opportunities
• Continuing Education

 
CEVA is an equal opportunity employer who agrees not to discriminate against any employee or job applicant and is committed to a diverse and inclusive workforce. Accommodations are available upon request for candidates with disabilities taking part in all aspects of the selection process.
 
We thank all candidates for applying, however, only successful candidates will be contacted for an interview.