Opérateur bâtiment et administration /Building & Administrative Operator

CEVA Logistics est l'une des principales entreprises de logistique au monde, avec plus de 1 500 installations dans plus de 170 pays, offrant une gamme complète de services de logistique contractuelle, de fret international, de transport et de gestion de la distribution. Elle propose un soutien à la chaîne d'approvisionnement, ainsi que des services de consultation logistique, des solutions adaptées aux secteurs spécifiques, une gestion du fret à l'échelle mondiale et la mise en place de systèmes.

Chez CEVA, nous plaçons les personnes au premier plan et nous nous efforçons d'améliorer nos méthodes dans tout ce que nous faisons.  Notre culture repose sur l'Audace, l'Imagination, l'Exemplarité et l'Excellence. Ces valeurs fondamentales façonnent notre environnement de travail, qui réunit 110 000 collaborateurs diversifiés et solidaires. Ensemble, nous nous encourageons mutuellement, nous nous responsabilisons et nous nous efforçons de créer un espace de travail inclusif et sécurisé.

CEVA Logistics is one of the leading logistics companies globally, with over 1,500 facilities in more than 170 countries offering a complete range of contract logistics, freight forwarding, transportation and distribution management services. It offers supply chain support, along with logistics consultation, industry specific customization, global level freight management and system implementation. 
 
At CEVA, we put people first and we strive for better ways in everything we do; our culture is embodied by Boldness, Imagination, Exemplary and Excellence. With these values at the core of our business, our workplace employs 110,000 diverse, cohesive team members who hold each other accountable and encourage each other to create a safe, and inclusive work environment.

VOTRE RÔLE

L’opérateur occupera le poste de travail à l’entrée principale, vous serez le premier point de contact de l'établissement situé à St-Laurent, Québec. Vous établirez des routines qui vous permettront d'anticiper et actionner des priorités concurrentes. Relevant directement à la directrice nationale des installations, vous serez responsable de tâches administratives autant que d'entretien. 
Il s'agit d'un poste à temps plein, du lundi au vendredi de 8h30 à 17h, en présentiel. À l'issue d'une période d'essai réussie, il sera possible d'obtenir un poste hybride 4+1.

QU'EST-CE QUE VOUS ALLEZ FAIRE?

RÉCEPTION/SÉCURITÉ
- Répondre aux appels et les rediriger. 
- Enregistrer les visiteurs, attribuer et récupérer les cartes d'accès. 
- Gérer le courrier et les petits colis. 

ADMINISTRATION
- Effectuer des rapports journaliers en Excel et tenir des listes à jour.
- Préparer les salles de conférence, événements spéciaux, AV, service traiteur nettoyage.
- Assister aux réunions mensuelles du comité de santé et de sécurité et actionner.
- Commander et distribuer les fournitures de bureau pour les 7 bureaux au Canada. 
- Assister à la réservation des déplacements, hébergements et événements spéciaux.
- Répondre aux demandes faites par les employés (fournitures, réparations autre)

TECHNICIEN DE L'INSTALLATION
- Superviser le bon fonctionnement des équipements café, distributrices automatiques. 
- Entretenir équipements du gymnase, gérer les inscriptions des cours de CrossFit.
- Superviser le travail des sous-traitants et corriger là où nécessaire.
- Effectuer des réparations mineures, remplacer les tuiles acoustiques et les lampes/tubes.  
- Garder les trottoirs propres en tout temps pendant l'été et appliquer du sel en hiver.

QU'EST-CE QUE NOUS RECHERCHONS?
 
- Capable de jongler avec des priorités concurrentes et disposé aux tâches manuelles.  
- Professionnel, autonome, approprié, flexible, ponctuel et adaptable. 
- Volonté d'apprendre et capacité naturelle de contribuer. 
- Habilité d’interagir avec tous les membres de l’entreprise, peu importe le niveau.  
- Connaissance pratique des applications Microsoft :  Excel, Word, Outlook, Teams. 
- Diplôme secondaire, Certificat technique, ou expérience connexe. 
- Capable de soulever 40 livres.
- Maîtrise du français et connaissance pratique de l'anglais, car vous devrez interagir avec vos collègues au Canada et aux États-Unis environ 20% -30% du temps.  
- 1 à 3 ans d'expérience comme admin de bureau, tech en bâtiment ou rôle connexe.

VOTRE RÔLE

Stationed at Reception and mobile throughout the building, you are the gatekeeper to the facility located in St. Laurent, QC. You will establish routines that enable you to anticipate and oversee competing priorities. Reporting directly to the National Facility Manager, you will be the primary point of contact will carry out daily physical and administrative tasks. 
This is a full-time role, Monday to Friday 8:30-5pm that requires on-site presence. Following a successful probationary period, there is potential for a flexible 4+1 hybrid work schedule.

WHAT YOU WILL BE DOING

RECEPTION/SECURITY
•    Answer & redirect calls. 
•    Log visitors/ Assign access & recover access badges as needed. 
•    Inbound/Outbound Mail Distribution. 

ADMINISTRATIVE
•    Maintain spreadsheets & rosters.
•    Maintain/Prepare conference rooms for meeting readiness. 
•    Oversee deliveries, prepare smaller parcels for courier shipments. 
•    Daily check report for incoming mail. 
•    Order lunches for special meetings & assist with clean up.
•    Assist with special events, AV, catering and clean up.
•    Assist FM with reports with attention to detail. 
•    Act as a Health & Safety Committee member in monthly meetings and action.

FACILITY TECHNICIAN 
•    Oversee coffee & vending equipment, supplies & vendor. 
•    Oversee gym & weekly cross fit classes & registration.
•    Order office and cleaning supplies for all 7 offices across Canada. 
•    Support Facility Manager with facility/office management related requests.
•    Support Facility Manager for employee hotel, travel bookings & catered events.
•    Indoor/Outdoor Groundskeeping – oversee seasonal subcontractors. 
•    Repair chairs, desks, install boards, replace acoustic tiles and lights/tubes etc.  
•    Keep sidewalk clean and apply salt in winter.

WHAT WE ARE LOOKING FOR
 
•    Able to juggle competing priorities and willingness to handle manual tasks.  
•    Professional, self-directed, presentable, flexible, punctual and adaptable. 
•    Willing to gain & share knowledge, ability to interact at all levels.  
•    Working knowledge of Microsoft applications:  Excel, Word, Outlook, Teams. 
•    Highschool diploma, Technical Certificate or higher. 
•    Able to lift 40lbs without assistance.
•    Proficient in French & working knowledge of English as you will interact with English only speaking colleagues across Canada & USA 20%-30% of the time.  
•    1-3 years’ related experience as an Office Admin or Building Tech

Chez CEVA, nous nous engageons à créer un environnement de travail sûr et sain.

Nous offrons :

Un programme de rémunération compétitif
Des avantages complets en matière de santé et de soins dentaires
Des opportunités de développement professionnel
Une formation continue

CEVA est un employeur offrant l'égalité des chances, s'engageant à ne discriminer aucun employé ou candidat à l'emploi. Nous valorisons une main-d'œuvre diversifiée et inclusive. Des accommodements sont disponibles sur demande pour les candidats en situation de handicap participant à toutes les étapes du processus de sélection.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt. Toutefois, seuls les candidats retenus seront contactés pour un entretien.

At CEVA we are committed to creating a safe and healthy work environment.
 
We offer: 

• A Competitive Compensation PackageComprehensive Health & Dental Benefits
• Professional Development Opportunities
• Continuing Education

 
CEVA is an equal opportunity employer who agrees not to discriminate against any employee or job applicant and is committed to a diverse and inclusive workforce. Accommodations are available upon request for candidates with disabilities taking part in all aspects of the selection process.
 
We thank all candidates for applying, however, only successful candidates will be contacted for an interview.